Dateret 26.august 2021
1. Samrådet
Samrådets navn er Romdrup-Klarup Samråd.
Romdrup-Klarup Samråd er en sammenslutning af Romdrup-Klarup Borgerforening stiftet i 1933 og Romdrup-Klarup Samråd oprettet på initiativ af Borgerforeningen i 2011.
2. Medlemskab
Samrådet er en paraplyorganisation for Romdrup-Klarups borgere, foreninger, institutioner m.m.
Alle foreninger, institutioner m.m. med tilknytning til Romdrup-Klarup kan optages som medlemmer. Borgere registreres ikke som medlemmer.
Medlemskab er gyldigt, når foreningens/institutionens kontingent er betalt. Udmeldelse skal ske skriftligt. Kontingentet fastsættes på den årlige generalforsamling og gælder for et kalenderår.
3. Formål
Samrådets formål er:
at aktivere områdets borgere, foreninger, institutioner, virksomheder m.m. til en fælles indsats for aktiviteter og tilbud i Romdrup-Klarup.
Dette sker gennem følgende (eksempler på hovedopgaver):
- At afholde udvalgte arrangementer – fortrinsvis i samarbejde med samrådets medlemsforeninger
- At sikre information om byen og dens mange tilbud til tilflyttere
- At varetage koordinering af tiltag i byen
- At være talerør i forhold til kommunen (lokalplaner m.m.)
- At formidle information mellem foreningerne og i forhold til borgerne
- At søge fonde m.m. om midler til hele byen – fx kunst, legeplads, multibaner
- At være tovholder på et årshjul / Klarup kalender
- At oprette og vedligeholde hjemmeside
4. Drifts- og kapitalforhold
Driften af Romdrup-Klarup Samråd betales af kontingent fra medlemmerne samt evt. tilskud fra offentlige myndigheder, fonde, arrangementer og frivillige bidrag. Foreningen hæfter kun for sine forpligtelser med sin formue.
Evt. tilskud regnskabsaflægges efter de til enhver tid gældende regler hos de bevilgende myndigheder.
5. Bestyrelse
Romdrup-Klarup Samråd ledes af en bestyrelse på 5-8 medlemmer. I tilfælde af stemmelighed er formandens stemme afgørende.
Bestyrelsen vælges på samrådets generalforsamling for 1 år. Der vælges desuden en revisor for 1 år.
Alle myndige borgere i Romdrup-Klarup er valgbare til bestyrelsen. Samrådets bestyrelse konstituerer sig selv med formand og kasserer. Bestyrelsen er selvsupplerende for perioden indtil næste generalforsamling.
6. Generalforsamling
Generalforsamlingen er øverste myndighed. Bestyrelsen er øverste myndighed mellem generalforsamlingerne
Ordinær generalforsamling afholdes hvert år inden udgangen af marts. Indkaldelsen sker ved offentligt opslag samt e-mail / brev til medlemsforeninger/- institutioner med mindst 4 ugersvarsel. Forslag skal være formanden i hænde senest 14 dage før generalforsamlingen.
Hver personligt fremmødt har 1 stemme på generalforsamlingen. Generalforsamlingens dagsorden skal mindst omfatte følgende punkter:
- Valg af dirigent
- Beretning
- Regnskab
- Budget og fastsættelse af kontingent
- Indkomne forslag
- Valg til bestyrelse
- Evt.
Ekstraordinær generalforsamling indkaldes, når det ønskes af et flertal i samrådets bestyrelse eller, mindst 3 af samrådets medlemsforeninger /-institutioner / mindst 20 borgere fremsætter skriftligt ønske herom.
Ekstraordinær generalforsamling skal indkaldes med mindst 4 ugers varsel ved offentligt opslag og e-mail/brev til samrådets medlemsforeninger og institutioner. Forslag skal være formanden i hænde senest 14 dage før generalforsamlingen.
7. Regnskab/revision
Samrådets regnskab følger kalenderåret. Årsregnskabet påtegnes af samrådets revisor.
8. Vedtægtsændring
Ændringer i vedtægterne kan vedtages på generalforsamlingen med 2/3 flertal. Ændrede vedtægter træder i kraft straks.
9. Ophævelse
Beslutning om samrådets ophævelse kan kun finde sted på en generalforsamling, samt en efterfølgende ekstraordinær generalforsamling indkaldt med
mindst 3 og højst 6 uger mellem møderne.
Beslutningerne skal ske med mindst 2/3 flertal blandt de stemmeberettigede fremmødte. En evt. formue skal ved opløsningen af samrådet gå til et af bestyrelsen fastlagt almennyttigt formål i Romdrup-Klarup.